บทที่ 5 เรื่องสมุดบัญชีแยกประเภท
บทที่ 5
เรื่องสมุดบัญชีแยกประเภท
บัญชีแยกประเภท หมายถึง บัญชีที่รวบรวมการบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นไว้เป็นหมวดหมู่ หลังจากการบันทึกรายการค้าในสมุดรายวันทั่วไป เรียบร้อยแล้ว จัดเรียงลำดับผังบัญชีของกิจการ เช่น บัญชีเงินสด เป็นบัญชีที่รวบรวมรายการค้าที่เกี่ยวกับเงินสด บัญชีลูกหนี้ เป็นบัญชีที่รวบรวม รายการค้าที่เกี่ยวกับลูกหนี้ การบันทึกรายการในแต่ละบัญชี จะบันทึกไม่ปะปนกันเพื่อให้ตรงตามข้อเท็จจริง เพื่อความเป็นระเบียบเรียบร้อย และสะดวก ในการค้าหาหรือแก้ไขข้อผิดพลาด
ทุกครั้งที่มีรายการค้าเกิดขึ้น จะทำให้สินทรัพย์ หนี้สินและส่วนของเจ้าของ เปลี่ยนแปลงซึ่งมีผลทำให้ฐานะทางการเงินของกิจการ เปลี่ยนแปลง ถ้ากิจการจัดทำงบดุลขึ้นทุกครั้งก็จำไม่สะดวกและเสียเวลา ดังนั้นกิจการจะบันทึกรายการค้าในสมุดบันทึกรายวันทั่วไป ก่อน จากนั้นก็จะจำแนกรายการค้าออกเป็นหมวดหมู่ โดยผ่านรายการจากสมุดรายวันทั่วไปไปบัญชีแยกประเภท ตามหลักบัญชีคู่ ทำให้กิจการสามารถนำข้อมูลมาจัดทำงบการเงิน รายงานทางการเงินได้สะดวกและรวดเร็วดังนั้นความสำคัญของบัญชีแยกประเภท สรุปดังนี้
- จำแนกรายการค้าออกเป็นหมวดหมู่
- ค้นหาและแก้ไขข้อมูลได้ง่าย
- ไม่ต้องจัดทำงบดุลขึ้นทุกครั้งที่มีรายการค้าเกิดขึ้น
- สะดวกในการหายอดคงเหลือและจัดทำงบและรายงานต่าง ๆ เช่น งบทดลอง กระดาษทำการ เป็นต้น
- ใช้เป็นหลักฐานในการอ้างอิง
สมุดบัญชีแยกประเภท (Ledger) แบ่งออกเป็น 2 ชนิด คือ
- สมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป (General Ledger) เป็นสมุดที่รวบรวมหรือคุมยอดของบัญชีแยกประเภททุกบัญชี ซึ่งใช้บันทึก การเปลี่ยนแปลงสินทรัพย์ หนี้สินและส่วนของเจ้าของ (ทุน) ต่อจากการบันทึกลงในสมุดรายวันทั่วไป ได้แก่ บัญชีแยกประเภท สินทรัพย์ เช่น บัญชีเงินสด บัญชีเงินฝากธนาคาร บัญชีลูกหนี้ บัญชีสินค้า บัญชีวัสดุสำนักงาน บัญชีอาคาร เป็นต้น บัญชีแยก ประเภทหนี้สิน เช่น บัญชีเจ้าหนี้การค้า บัญชีเงินกู้ บัญชีเจ้าหนี้อื่น ๆ เป็นต้น บัญชีแยกประเภทส่วนของเจ้าของ เช่น บัญชีทุน บัญชีรายได้ (Income) บัญชีค่าใช้จ่าย (expense) และบัญชีถอนใช้ส่วนตัว
- สมุดบัญชีแยกประเภทย่อย (Subsidiary Ledger) เป็นที่รวบรวมของบัญชีแยกประเภทย่อยของบัญชีคุมยอด (Controlling Accounts) ในสมุดแยกประเภททั่วไป เช่น สมุดบัญชีแยกประเภทลูกหนี้รายตัว บัญชีเจ้าหนี้รายตัว ซึ่งยอดรวมของบัญชีแยกประเภท รายตัวทั้งหมดจะเท่ากับยอดรวมในสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป
รูปแบบของบัญชีแยกประเภท ที่นิยมใช้กันทั่วไปมี 2 แบบ
- แบบบัญชีแยกประเภททั่วไป (แบบมาตรฐาน) มีลักษณะคล้ายตัวอักษรภาษาอังกฤษ คือตัว T ซึ่งแบ่งออกเป็น 2 ด้าน ทางด้านซ้ายมือคือด้านลูกหนี้หรือเดบิต (Debit) ทางด้านขวามือคือด้านเจ้าหนี้หรือด้านเครดิต (Credit)
- แบบบัญชีแยกประเภทย่อย (แบบแสดงยอดดุล) มีลักษณะคล้ายกับรูปแบบของสมุดรายวันทั่วไป แต่มีช่องยอดคงเหลือ เพิ่มขึ้นมา เพื่อแสดงรายการคงเหลือทุกครั้งที่มีการบันทึกรายการและเมื่อต้องการทราบยอดคงเหลือ
การผ่านรายการ (Posting) หมายถึง การนำรายการค้าที่บันทึกไว้ในสมุดขั้นต้นไปบันทึกไว้ในบัญชีแยกประเภทที่เกี่ยวข้อง ตามลักษณะรายการค้าที่บันทึกไว้ ในสมุดขั้นต้นเมื่อผ่านรายการเสร็จแล้วต้องอ้างอิงหน้าบัญชีของสมุดขั้นต้นและเลขที่บัญชีแยกประเภทที่เกี่ยวข้องเพื่อให้ทราบว่ารายการเดบิตหรือเครดิตที่บันทึกไว้ใน บัญชีแยกประเภทเป็นการผ่านรายการมาจากสมุดขั้นต้นประเภทใด หน้าบัญชีใด และรายการในสมุดขั้นต้นที่บันทึกได้ผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภทบัญชีใด และเลขที่บัญชีอะไร
การบันทึกรายการค้าในบัญชีแยกประเภท
- เปิดบัญชีแยกประเภททั่วไปและให้นำชื่อบัญชีที่เดบิตสมุดรายวันทั่วไปมาตั้งเป็นชื่อของบัญชีแยกประเภทและบันทึกไว้ทางด้านเดบิต โดยเขียน พ.ศ. เดือน วันที่ ตามที่ปรากฏในสมุดรายวันทั่วไป เขียนชื่อบัญชีที่เครดิตลงในช่องรายการและเขียนจำนวนเงินตามที่ปรากฏในสมุดรายวันทั่วไปลงในช่องจำนวนเงินที่เดบิต
- การผ่านรายการด้านเครดิตให้ปฏิบัติเช่นเดียวกันกับด้านเดบิตแต่เปลี่ยนมาบันทึกทางด้านเครดิตของบัญชีแยกประเภททั่วไป
- ในช่องรายการให้เขียนคำอธิบาย
- ถ้าเป็นรายการเปิดบัญชีหรือการลงทุนครั้งแรก เช่น กิจการนำสินทรัพย์หลายอย่างมาลงทุน และเจ้าหนี้ ให้เขียนในช่องรายการว่า “สมุดรายวันทั่วไป” แต่ถ้าเป็นการนำเงินสดมาลงทุนอย่างเดียวให้เขียนในช่องรายการเป็นชื่อบัญชีแยกประเภทตรงกันข้าม
- ถ้าเป็นรายการเปิดบัญชีโดยเริ่มรอบระยะเวลาบัญชีใหม่ ในช่องรายการให้เขียนคำว่า “ยอดยกมา” ซึ่งหมายความว่าเป็นยอดคงเหลือยกมาจากรอบระยะเวลาบัญชีก่อน
- ถ้ารายการระหว่างเดือน ในช่องรายการให้เขียนชื่อบัญชีแยกประเภทตรงข้ามกัน
การบันทึกบัญชีในสมุดรายวันทั่วไปทางด้านเดบิตและเครดิต ถ้ามีการบันทึกบัญชีมากกว่า 1 บัญชีแล้ว รายการค้าลักษณะนี้เรียกว่า “รายการรวม” (Compound Entries)
การผ่านรายการจากสมุดรายวันทั่วไปไปบัญชีแยกประเภททั่วไปนั้น ในสมุดรายวันทั่วไปจะต้องใส่เลขบัญชีตามประเภทบัญชีนั้น ๆ ที่ได้บันทึกไว้ในสมุดรายวันทั่วไปในช่อง “เลขที่บัญชี” และในช่อง “หน้าบัญชี” ของบัญชีแยกประเภท จะใส่หน้าบัญชีของสมุดรายวันทั่วไปที่ผ่านรายการมา ซึ่งเรียกว่า “การอ้างอิงการผ่านรายการ (Posting Reference)”
แบบฝึกหัดท้ายบทที่ 5
1. ข้อใดหมายถึง “บัญชีที่รวบรวมการบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นไว้เป็นหมวดหมู่ หลังจากการบันทึกรายการค้าในสมุดรายวันทั่วไป”
ก. บัญชีแยกประเภท
ข. สมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป
ค. สมุดบัญชีแยกประเภทย่อย
ง. การผ่านรายการ
2. ข้อใดหมายถึง “เป็นสมุดที่รวบรวมหรือคุมยอดของบัญชีแยกประเภททุกบัญชี ซึ่งใช้บันทึก”
ก. บัญชีแยกประเภท
ข. สมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป
ค. สมุดบัญชีแยกประเภทย่อย
ง. การผ่านรายการ
3. ข้อใดหมายถึง “เป็นที่รวบรวมของบัญชีแยกประเภทย่อยของบัญชีคุมยอด ในสมุดแยกประเภททั่วไป”
ก. บัญชีแยกประเภท
ข. สมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป
ค. สมุดบัญชีแยกประเภทย่อย
ง. การผ่านรายการ
4. ข้อใดหมายถึง “การนำรายการค้าที่บันทึกไว้ในสมุดขั้นต้นไปบันทึกไว้ในบัญชีแยกประเภทที่เกี่ยวข้อง”
ก. บัญชีแยกประเภท
ข. สมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป
ค. สมุดบัญชีแยกประเภทย่อย
ง. การผ่านรายการ
5. “สมุดบัญชีแยกประเภท” มีกี่ชนิด
ก. 1
ข. 2
ค. 3
ง. 4
6. “บัญชีแยกประเภท” มีกี่รูปแบบ
ก. 1
ข. 2
ค. 3
ง. 4
7. ข้อใดหมายถึง “สมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป”
ก. Posting Reference
ข. Compound Entries
ค. Controlling Accounts
ง. General Ledger
8. ข้อใดหมายถึง “บัญชีคุมยอด”
ก. Posting Reference
ข. Compound Entries
ค. Controlling Accounts
ง. General Ledger
9. ข้อใดหมายถึง “รายการรวม”
ก. Posting Reference
ข. Compound Entries
ค. Controlling Accounts
ง. General Ledger
10. ข้อใดหมายถึง “การอ้างอิงการผ่านรายการ”
ก. Posting Reference
ข. Compound Entries
ค. Controlling Accounts
ง. General Ledger
เฉลย 1.ก 2.ข 3.ค 4.ง 5.ข 6.ข 7.ง 8.ค 9.ข 10.ก
ความคิดเห็น
แสดงความคิดเห็น