บทที่ 3 การบันทึกรายการในสมุดรายวันทั่วไป

บทที่ 3

การบันทึกรายการในสมุดรายวันทั่วไป

ตามวงจรบัญชี การบันทึกรายการค้าเริ่มในสมุดลงรายการขั้นต้น ในที่นี้จะใช้สมุดรายวันทั่วไปเพียงเล่มเดียวที่เปิดบัญชี โดยนำสินทรัพย์, หนี้สินและทุน มาเปิดบัญชีในสมุดรายวันทั่วไป และใช้เอกสารการค้าเป็นหลักฐานในการบันทึกบัญชี โดยอาศัยหลักสมการบัญชี เป็นพื้นฐาน พิจารณาผลการเปลี่ยนแปลงของบัญชี และใช้ระบบบัญชีคู่ ( Double Entry System ) วิเคราะห์รายการค้าทุกรายการที่เกิดขึ้น ต้องนำมาบันทึก โดยเดบิต บัญชีหนึ่ง หรือหลายบัญชีแล้วเครดิต อีกบัญชีหนึ่ง หรือหลายบัญชี (ตามกฎเดบิต – เครดิต) ในจำนวนเงินที่รวมกันแล้วทั้งสองด้านต้องเท่ากันเสมอเทคนิคในการจำว่า จะเดบิต หรือเครดิต บัญชีใด เมื่อใด ดังนี้

1. จำลักษณะปกติ (Nature) ของบัญชีแต่ละประเภท

ประเภทของบัญชี	มีลักษณะปกติอยู่ด้าน
สินทรัพย์	เดบิต
หนี้สิน	เครดิต
ส่วนของเจ้าของ	เครดิต
รายได้	เครดิต
ค่าใช้จ่าย	เดบิต

2. การลงบัญชี บัญชีประเภทใดเพิ่มขึ้น ให้ลงบัญชีลักษณะด้านปกติของบัญชีนั้นถ้าผลของรายการค้า ทำให้บัญชีนั้นลดลงให้ บันทึกด้านตรงข้ามกับลักษณะปกติ

ประเภทของบัญชี	มีลักษณะปกติอยู่ด้าน	เพิ่มค่า	ลดค่า
สินทรัพย์	เดบิต	เดบิต	เครดิต
หนี้สิน	เครดิต	เครดิต	เดบิต
ส่วนของเจ้าของ	เครดิต	เครดิต	เดบิต
รายได้	เครดิต	เครดิต	เดบิต
ค่าใช้จ่าย	เดบิต	เดบิต	เครดิต

การบันทึกรายการค้าในสมุดรายวันทั่วไป ต้องมีการวิเคราะห์รายการค้าที่มีผลต่อบัญชีแยกประเภทอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง ให้สังเกตหลักการบัญชีคู่ ในรายการค้าแต่ละราย ดังนี้

1. รายการค้าแต่ละรายมีผลกระทบตั้งแต่ 2 บัญชี ขึ้นไป บางรายการบันทึกบัญชีเดบิต และเครดิต อย่างละบัญชี บางรายการบันทึกบัญชีเดบิต หรือเครดิต มากกว่า 1 บัญชี เรียกว่า (Compound Entry)
2. รายการค้าทุกรายการ ผลรวมเดบิตต้องเท่ากับผลรวมเครดิตเสมอ
3. ต้องรักษาความสมดุลย์ของสมการบัญชีไว้ตลอดเวลา คือ สินทรัพย์ = หนี้สิน+ ทุน

ในสมุดรายวันทั่วไปต้องให้เลขที่หน้าบัญชีทุกแผ่น เพื่อประโยชน์ในการอ้างอิงภายหลัง ก่อนบันทึกรายการในสมุดรายวันทั่วไป เขียนปี เดือน วัน ในช่องวันที่ เขียนไว้ตอนบนเพียงครั้งเดียว จะเปลี่ยนแปลงเมื่อขึ้นเดือนใหม่ / ปีใหม่ โดยมีขั้นตอนวิธีบันทึกรายการค้าในสมุดรายวันทั่วไป ดังนี้

1. เขียน ปี พ.ศ. ไว้ตอนบนช่องแรก (ช่องวันที่)
2. เขียน เดือน ที่เกิดรายการค้าในช่องแรก บรรทัดแรก ซึ่งเดือนและปี ไม่ต้องเขียนซ้ำเว้นขึ้นเดือนใหม่ / ปีใหม่ / เปลี่ยนแผ่นใหม่
3. เขียน วันที่ เกิดรายการค้า ในช่องวันที่ ให้ตรงกับรายการบัญชีที่จะบันทึก
4. เขียนชื่อบัญชีที่เดบิต ชิดเส้นทางด้านซ้ายมือในช่องรายการ พร้อมจำนวนเงิน
5. เขียนชื่อบัญชีที่เครดิต ในอีกบรรทัดลงมา เยื้องทางขวาพองามในช่องรายการ ใส่จำนวนเงิน ในช่องเครดิต
6. เขียนคำอธิบายรายการอีกบรรทัด ให้ตรงแนวชื่อบัญชีที่เดบิต คำอธิบายให้เขียนกระทัดรัด ชัดเจน รัดกุม ได้ความหมายที่ถูกต้อง
7. ควรเว้นวรรค 1 บรรทัด ก่อนมีการบันทึกรายการต่อไป หรือขีดเส้นคั่นรายการต่อไป

หมายเหตุ ขณะบันทึกรายการค้าในสมุดรายวันทั่วไป ช่องเลขที่บัญชีเว้นว่างไว้ เมื่อมีรายการผ่านรายการจากสมุดรายวันทั่วไป ไปยังบัญชีแยกประเภท ต้องบันทึกเลขที่บัญชีที่เดบิต และเลขที่เครดิต ในช่องเลขที่บัญชีนี้

สมุดรายวันทั่วไป (General Journal) คือ สมุดบัญชีขั้นต้นหรือสมุดรายวันที่ใช้จดบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นทุกรายการ ถ้ากิจการนั้นไม่มีสมุดรายวันเฉพาะ แต่ถ้ากิจการนั้นมีการใช้สมุดรายวันเฉพาะ สมุดรายวันทั่วไปก็จะมีไว้เพื่อบันทึกรายการค้าอื่น ๆ ที่เกิดขึ้นและไม่สามาถนำไปบันทึกในสมุดรายวันเฉพาะเล่มใดเล่มหนึ่งได้

ผังบัญชี (Chart of Accounts)

การกำหนดเลขที่บัญชีหรือ “ผังบัญชี” ซึ่งจะกำหนดอย่างมีระบบตามมาตรฐานโดยทั่วไปแล้ว เลขที่บัญชีจะถูกกำหนดตามหมวด บัญชี ซึ่งแบ่งออก 5 หมวด ดังนี้

หมวดที่  1	หมวดสินทรัพย์	รหัสบัญชีคือ	1
หมวดที่  2	หมวดหนี้สิน	รหัสบัญชีคือ	2
หมวดที่ 3	หมวดส่วนของเจ้าของ	รหัสบัญชีคือ	3
หมวดที่ 4	หมวดรายได้	รหัสบัญชีคือ	4
หมวดที่ 5	หมวดค่าใช้จ่าย	รหัสบัญชีคือ	5

เลขที่บัญชีจะมีจำนวนกี่หลักนั้น ขึ้นอยู่กับกิจการแต่ละแห่ง ถ้าเป็นกิจการขนาดเล็กที่มีจำนวนบัญชีต่าง ๆไม่มาก ก็อาจจะใช้เลขที่ บัญชี จำนวน 2 หลัก แต่ถ้าหากเป็นกิจการขนาดใหญ่และบัญชีต่าง ๆ เป็นจำนวนมากก็อาจจะกำหนดเลขที่บัญชีให้มีหลายหลัก อาจจะเป็น 3 หรือ 4 หลักหรือมากกว่านั้น

เลขที่บัญชีหลักแรก แสดงถึงหมวดของบัญชี และหลักหลังแสดงถึงบัญชีต่าง ๆ ในหมวดนั้น ๆ ซึ่งในแต่ละหมวดจะถูกกำหนดด้วยหลักเกณฑ์แตกต่างกันไป โดย

• หมวดสินทรัพย์ หลักหลังของเลขที่บัญชีจะเรียงตามสภาพคล่องของสินทรัพย์ โดยเรียงจากสภาพคล่องมากไปสภาพคล่องน้อย เช่น เลขที่บัญชีของเงินสด จะมาก่อนเลขที่บัญชีของลูกหนี้ เป็นต้น
• หมวดหนี้สิน ก็จะเรียงตามสภาพคล่องของหนี้สิน เช่น เลขที่บัญชีของเจ้าหนี้จะมาก่อนเลขที่บัญชีของเงินกู้ระยะยาว เป็นต้น
• หมวดส่วนของเจ้าของ หลักหลังของเลขที่บัญชีจะเรียงตามการเกิดขึ้นก่อนหลัง เช่น การที่นำสินทรัพย์มาลงทุนทำให้เกิดบัญชีทุนก่อนที่เจ้าของ กิจการจะมีการถอนใช้ส่วนตัว จึงทำให้เลขที่บัญชีทุนมาก่อนเลขที่บัญชีถอนใช้ส่วนตัว
• หมวดรายได้ หลักหลังของเลขที่บัญชีจะเรียงความสำคัญของรายได้
• หมวดค่าใช้จ่าย หลักหลังของเลขที่บัญชีจะเรียงความสำคัญของค่าใช้จ่าย 

แบบฝึกหัดท้ายบทที่ 3

1. ข้อใดหมายถึง “ระบบบัญชีคู่”

ก. Double Entry System

ข. General Journal

ค. Chart of Accounts

ง. Compound Entry

2. ข้อใดหมายถึง “สมุดรายวันทั่วไป”

ก. Double Entry System

ข. General Journal

ค. Chart of Accounts

ง. Compound Entry

3. ข้อใดหมายถึง “ผังบัญชี”

ก. Double Entry System

ข. General Journal

ค. Chart of Accounts

ง. Compound Entry

4. ข้อใดหมายถึง “รายการค้าแต่ละรายมีผลกระทบตั้งแต่ 2 บัญชีขึ้นไป”

ก. Double Entry System

ข. General Journal

ค. Chart of Accounts

ง. Compound Entry

5. “บัญชี” มีกี่หมวดหมู่

ก. 3

ข. 4

ค. 5

ง. 6

6. “บันทึกรายการค้าในสมุดรายวันทั่วไป” มีกี่ขั้นตอน

ก. 5

ข. 6

ค. 7

ง. 8

7. ข้อใดหมายถึง “หลักหลังของเลขที่บัญชีจะเรียงตามสภาพคล่องของสินทรัพย์ โดยเรียงจากสภาพคล่องมากไปสภาพคล่องน้อย”

ก. หมวดสินทรัพย์

ข. หมวดหนี้สิน

ค. หมวดส่วนของเจ้าของ

ง. หมวดรายได้

8. ข้อใดหมายถึง “ก็จะเรียงตามสภาพคล่องของหนี้สิน”

ก. หมวดสินทรัพย์

ข. หมวดหนี้สิน

ค. หมวดส่วนของเจ้าของ

ง. หมวดรายได้

9. ข้อใดหมายถึง “หลักหลังของเลขที่บัญชีจะเรียงตามการเกิดขึ้นก่อนหลัง”

ก. หมวดสินทรัพย์

ข. หมวดหนี้สิน

ค. หมวดส่วนของเจ้าของ

ง. หมวดรายได้

10. ข้อใดหมายถึง “หลักหลังของเลขที่บัญชีจะเรียงความสำคัญของรายได้”

ก. หมวดสินทรัพย์

ข. หมวดหนี้สิน

ค. หมวดส่วนของเจ้าของ

ง. หมวดรายได้

เฉลย 1.ก  2.ข  3.ค  4.ง  5.ง  6.ค  7.ก  8.ข  9.ค  10.ง